Automatisering kan tijd vrijmaken, maar een berekening wordt pas bruikbaar als je de aannames zichtbaar maakt. Een geschatte urenwaarde is niet hetzelfde als winst. Begin met een afgebakend proces en bepaal wat er met de vrijgekomen tijd kan gebeuren.
Meet het huidige werk
Tel hoeveel mensen betrokken zijn en hoeveel tijd zij aan het gekozen proces besteden. Gebruik waar mogelijk een korte tijdmeting of een steekproef van echte dossiers. Vraag ook hoeveel controlewerk, herstelwerk en uitzonderingen er zijn.
Als je meerdere processen kiest, tel dezelfde tijd dan niet twee keer. Een factuur die vanuit een mailbox naar het ERP gaat, kan in twee procesbeschrijvingen voorkomen maar vertegenwoordigt nog steeds dezelfde handeling.
Bereken eerst een capaciteitsscenario
Een illustratief voorbeeld: vijf medewerkers besteden elk zes uur per week aan een proces. Je rekent met 46 werkweken en veronderstelt dat 45% van die tijd kan vervallen. Dat geeft 5 × 6 × 46 × 45% = 621 uur per jaar.
Bij een aangenomen interne uurkost van €42 vertegenwoordigt die capaciteit €26.082 per jaar. Dit is een rekenvoorbeeld, geen klantresultaat en geen gegarandeerde besparing. De 45% is een te toetsen aanname, geen standaardprestatie van automatisering.
Maak de stap van uren naar financieel effect
Vrijgekomen tijd kan helpen bij meer opdrachten, snellere opvolging of minder overuren. Welke waarde werkelijk ontstaat, hangt af van vraag, capaciteit en de manier waarop je het werk reorganiseert. Vaste loonkosten dalen niet vanzelf omdat een taak sneller gaat.
Bereken aantoonbaar vermeden kosten afzonderlijk van verwachte extra omzet. Tel bij extra omzet niet het volledige omzetbedrag als winst, maar werk met een onderbouwde bijdrage na bijkomende kosten.
Neem alle projectkosten mee
Denk aan ontwikkeling, inrichting, interne projecturen, opleiding, licenties, hosting en onderhoud. Neem ook resterende menselijke controle en uitzonderingen mee. Voor een eenvoudige jaarlijkse ROI vergelijk je de onderbouwde baten met de kosten over dezelfde periode: (baten − kosten) / kosten. Bij nul kosten is die verhouding niet bruikbaar.
Terugverdientijd is een andere maat: hoeveel tijd is nodig om de initiële investering met netto terugkerende baten terug te verdienen? Een positief jaarlijks scenario betekent niet dat de investering onmiddellijk terugbetaald is.
Werk met een voorzichtige en een gunstige variant
Varieer het automatiseerbare aandeel, het werkvolume en de bijkomende kosten. Bespreek welke aannames je tijdens een pilot kunt meten. Zo wordt de businesscase een beslisinstrument in plaats van een verkoopbelofte.
Gebruik onze ROI-calculator om een eerste capaciteitsscenario samen te stellen. In een gratis workflowscan bespreken we welke cijfers nog moeten worden getoetst en welke eerste stap haalbaar is.
Praktische uitleg door Codewera. Voorbeelden zijn illustratief; de geschikte oplossing en investering hangen af van je eigen situatie.