Een webshop-ERP-koppeling moet meer doen dan nieuwe orders doorgeven. De winkel, binnendienst en het magazijn moeten dezelfde bestelling kunnen herkennen. Prijzen, voorraad en leverstatussen hebben elk hun eigen bron en regels. Begin daarom met de volledige ordercyclus, inclusief wat er na de aankoop verandert.
Maak productgegevens eenduidig
Controleer productcodes, varianten, eenheden en verpakkingen. Eén doos in de webshop mag niet als één los stuk in het ERP terechtkomen. Leg vast hoe kortingen, transportkosten en aangepaste prijzen worden doorgegeven. Test met een order die meerdere producttypes bevat, niet alleen met één eenvoudig testartikel.
Voor B2B-klanten kunnen specifieke prijslijsten of bestelvoorwaarden gelden. Onderzoek of beide systemen die informatie op hetzelfde moment beschikbaar hebben. Een koppeling moet onduidelijkheid signaleren, niet een ontbrekende regel stilzwijgend vervangen.
Bepaal wat beschikbare voorraad betekent
Fysieke voorraad, gereserveerde voorraad en verkoopbare voorraad zijn niet altijd hetzelfde. Spreek af welk getal de webshop toont en hoe snel dat moet worden bijgewerkt. Test ook gelijktijdige bestellingen en retouren.
Webhooks kunnen gebeurtenissen doorgeven zonder voortdurend naar wijzigingen te vragen. Shopify beschrijft ze als een manier om informatie over winkelevents te ontvangen. Ook dan blijft een controle op ontbrekende of herhaalde gebeurtenissen nodig in je eigen procesontwerp.
Neem de moeilijke orders mee
- Een onbekende productcode of gewijzigde verpakking.
- Een deelannulering of deellevering.
- Een adreswijziging na bestelling.
- Een terugbetaling zonder fysieke retour.
- Een tijdelijk onbereikbaar ERP.
Maak de afhandeling zichtbaar
Laat medewerkers zien of een order is ontvangen, gevalideerd, doorgestuurd of geblokkeerd. Een technische status alleen is niet genoeg: benoem wat iemand moet corrigeren en voorkom een tweede order bij opnieuw proberen.
Voorbeeldscenario: een distributeur levert uit twee magazijnen. De koppeling verdeelt niet zomaar zelf de order, maar volgt vooraf afgesproken toewijzingsregels. Test die regels samen met de magazijnverantwoordelijke.
Lees wat een API-koppeling kost of bespreek je webshopintegratie. Technische achtergrond: Shopify over webhooks.
Praktische uitleg door Codewera. Voorbeelden zijn illustratief; de geschikte oplossing en investering hangen af van je eigen situatie.